Você quer prolongar a ordem e a durabilidade dos seus pertences no self storages, não é? Então confira nossas dicas para classificação e organização.
Sabemos da importância em ter conhecimento de fatores importantes na hora de armazenar em boxes tudo aquilo que você precisa guardar, sejam itens particulares seus como também de sua empresa.
Pensando nisso a Smartstorage traz um texto recheado de informações e dicas importantes que irão fazer toda a diferença na hora que você for guardar tudo em um de nossos boxes, desde a forma de embalar até a melhor forma de identificar cada um deles, assim como também, informações importantes relacionadas a documentos e restrições de produtos a serem guardados no self storage.
E aí, preparado para essa leitura que vai te abrir a mente para novas possibilidades? Então vamos lá!
As melhores dicas para cuidar do seu armazenamento
A partir de agora, você vai conhecer desde a forma de embalar até a melhor estratégia de identificar cada um deles. Assim como também, informações importantes relacionadas a documentos e restrições de produtos a serem guardados no self storage.
📦 Conheça a utilização da suas caixas
É importante saber a utilização das caixas para armazenar de uma forma mais prática.
Procure utilizar caixas de tamanhos pouco variados, o armazenamento e a organização serão mais fáceis.
Como dica extra você pode embrulhar os objetos individualmente em papel plástico, bolha ou tecido, evitando o atrito entre eles na caixa.
📑Classifique seus artigos!
Organizar os objetos por artigos, exemplo: artigos de cama, artigos de perfumaria, documentos, talheres, decoração de parede, acessórios de lavanderia e assim por diante, com etiquetas e cada caixa com a descrição do que possui dentro dela é fundamental.
Por exemplo, separe: Cozinha (decoração de parede), Sala (decoração de parede), Cozinha (talheres), Cozinha (panelas) e assim por diante.
Lembre-se de fechar e lacrar muito bem as caixas e os sacos com seus pertences, assim você evitará acidentes. Utilize sempre fitas adesivas e lacres, os quais são sempre facilmente encontrados entre artigos de papelaria.
✅ Sinalize seus itens
Quando você sinaliza a fragilidade dos seus itens, vai garantir que você não tenha nenhuma perda caso seja necessário enviar outra pessoa para manusear seu produto.
🪑 Separe seus artigos por cômodos ou seções
Já os móveis grandes, devem ser desmontados antes de armazenar, tendo o cuidado de sempre juntar todos os parafusos e porcas em saco plástico, e guardando junto das peças a que pertencem.
Com relação a mesas de vidro e espelhos, o ideal é que se marque com fitas adesivas um “X” para evitar rupturas.
Forre toda área do piso de armazenamento, com plástico bolha ou pedaços de madeira. Isso ajudará a manter a umidade longe e permitirá que os itens possam respirar.
📂 Como arquivar os documentos?
E em questão dos documentos? Ou seja, aqueles que tanto podem ser pessoal (PF),como empresa (PJ). Como não perder tempo quando tiver que procurá-los no box? Como devo guardar?
Então, todos os documentos são importantes para uma empresa, porém existem aqueles que ainda possuem a necessidade de estarem “sempre à mão”. E existem aqueles documentos onde o uso geralmente é mais pontual, mas precisam ser guardados por um determinado período por conta de legislações.
Por exemplo, o arquivo morto são documentos importantes, mas que já não são consultados com frequência ou mesmo modificados. Eles podem ser armazenados em um dos nossos boxes, pois caso precise consultá-los você terá facilidade em acessá-los.
Assim, para que o armazenamento se dê organizadamente, seguimos praticamente os mesmos princípios.
- Coloque as pastas plásticas contendo os documentos em caixas, organizadas por ordem de datas e devidamente nomeadas.
- O ideal é que estas caixas sejam depositadas em estantes e o box seja organizado para formar corredores seguros e com trânsito livre, evitando assim, acidentes.
- O uso de EPI é imprescindível para a movimentação desse tipo de material.
Aqui segue um passo a passo fácil, mas que vai te ajudar muito na hora de organizar tudo:
- Coloque os documentos contábeis por assunto e ordem crescente, por exemplo: notas fiscais, fluxo de caixa, balanços patrimoniais, DRE, e assim por diante;
- Cada um desses assuntos deve estar dentro de uma pasta, de preferência uma que seja transparente, de modo que você possa identificá-los com maior facilidade;
- Utilize pastas de plástico. Elas protegem os papéis de possíveis roedores e traças;
⏳ Bônus: pense na temporalidade de seus documentos!
Tenha em mente que cada tipo de documento possui um tempo de arquivamento diferente, ou seja: para a justiça, eles precisam ser armazenados por um determinado tempo, mesmo que a seu ver já não tenham mais utilidade;
Crie uma tabela de temporalidade que aponte o tempo que cada tipo de documento deve ser arquivado.
Por exemplo:
- Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;
- Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: 30 anos;
- COFINS: 5 anos;
- Acordo de compensação de horas: 5 anos.
Lembrando que, os prazos entram em vigor sempre a partir do ano seguinte ao de referência do documento. Na dúvida é sempre bom consultar o seu contador.
📚 E os livros?
A forma de armazenamento seria a mesma que utilizamos para os documentos, ou não?
Livros são artigos cada vez mais raros com o uso da tecnologia, porém, muitas pessoas ainda gostam de ter a fantástica sensação de receber um livro e sentir o cheirinho de novo que ele tem. Não tem como, livros acabam sendo um artigo de apego sentimental.
A melhor maneira de guardar seus livros seria encaixotar por assunto e catalogar, deixando o catálogo colado do lado de fora da caixa, assim fica muito mais fácil localizar o livro na caixa. É importante existir alguma lógica na hora de guardar. Marcar por categoria, como em uma biblioteca, ajuda bastante.
🏠 E o mais importante: o cantinho certo para armazenar!
Nesse tipo de casos o self storage pode ser a extensão perfeita do seu escritório ou negócio. Não se preocupe em ocupar espaço para arquivos, pense na melhor solução, inclusive econômica, para guardar seus papéis com segurança, além de poder aumentar o tamanho do box quando quiser.
Quer guardar seus bens queridos em um espaço seguro? Venha para o seu self storage!